Lexware Office in transaktio: vollständige Unterstützung für Stripe und Mollie

Lexware Office (ehemals lexoffice) ist ab sofort vollständig in transaktio unterstützt.
Bislang lief die automatische Buchung nur nach sevDesk. Jetzt verbindest du Stripe oder Mollie mit Lexware Office, und transaktio legt die Belege dort an – mit PDF, mit Kunden, mit Gebühren.

Damit sind beide großen deutschen Buchhaltungslösungen gleichwertig abgedeckt. Wer Lexware Office nutzt, bekommt denselben Weg wie mit sevDesk.

Voraussetzung: der XL-Tarif

Die Integration läuft über die offizielle Public API von Lexware Office. Die gibt es nur im XL-Tarif – in den kleineren Tarifen gibt es weder API noch Add-on.

Den Schlüssel findest du in Lexware Office unter Einstellungen → Add-ons → Public API. Diesen Key hinterlegst du in transaktio unter Einstellungen → Buchhaltung. Gespeichert wird er verschlüsselt, nie im Klartext.

Stripe × Lexware Office: was angelegt wird

Für den gewählten Monat holt transaktio die Stripe-Daten, legt je Zahlung einen Beleg an und hängt das passende PDF an:

• Verkaufsbelege für jede Kundenzahlung, jeweils mit Belegbild
• Kunden-Match: vorhandene Kontakte werden über E-Mail und Name zugeordnet, fehlende legt transaktio an
• Refunds und Chargebacks als Gutschrift – pro Sync abschaltbar

Wer keine Einzelkontakte im Lexware Office anlegen will, aktiviert den Sammelkunden. Dann bleiben die Belege ohne Kontaktbezug. Das ist praktisch, wenn dein Steuerberater die Zuordnung ohnehin übernimmt.

Steuersatz und Reverse Charge

Den Steuersatz schlagen wir aus den Stripe-Daten vor, inklusive Stripe Tax. Bei B2B-Verkäufen ins EU-Ausland kannst du eine eigene Kategorie für Umsätze ohne Umsatzsteuer hinterlegen (Reverse Charge). Den Einzelfall klärst du mit deinem Steuerberater – wir liefern die Daten, keine Steuerberatung.

Alternative: eigene Rechnung

Statt der Stripe-Belege kannst du im Modus Eigene Rechnung auch finalisierte Rechnungen in Lexware Office erzeugen lassen. Lexware Office vergibt dabei die Rechnungsnummer, transaktio setzt den Standard-USt-Satz (0 %, 7 % oder 19 %).

Gebühren: die Monatsrechnung als Eingangsbeleg

Stripe hat keine API für die monatliche Gebührenrechnung. Also lädst du das Tax Invoice PDF pro Monat selbst hoch – transaktio bucht es als Eingangsbeleg mit PDF-Anhang in Lexware Office.

Das kannst du direkt beim Sync oder später machen. Falls du es vergisst, erinnert dich transaktio am 11. des Folgemonats einmalig per E-Mail.

Mollie × Lexware Office

Auch Mollie lässt sich mit Lexware Office verbinden. Hier ist der Ablauf leicht anders, weil Mollie seine Rechnungen mitbringt:

• Verkaufsrechnungen aus Mollie Invoicing werden als Verkaufsbelege mit PDF angelegt, der Steuersatz kommt je Zeile aus Mollie – auch gemischte Sätze wie 19 % und 7 %
• Die monatliche Mollie-Gebührenrechnung wird als Eingangsbeleg gebucht, inklusive PDF

Wer kein Mollie Invoicing nutzt, wählt den Modus Eigene Rechnung. Ohne beide bleibt es bei der Gebührenrechnung – die Zahlungen werden gezählt, aber nicht als Einzelbelege gebucht.

Buchungskategorien

Beim Einrichten liest transaktio deine Kategorien aus der API und trägt sie ein. Zahlungen landen standardmäßig in der ersten Einnahmenkategorie, Gebühren in der ersten Ausgabenkategorie. Beides lässt sich pro Sync überschreiben.

Echte Belege aus Lexware Office ansehen

Jeder Beleg, den transaktio anlegt, bekommt eine Markierung in das Bemerkungsfeld. Lexware Office hat keine Tag-API, deshalb dieses Feld. Über die Markierung kannst du im Dashboard Live-Belege laden und siehst damit, was tatsächlich in Lexware Office steht – inklusive Belegnummer, Datum und Status. Das ist unabhängig von unserer eigenen Sync-Historie: Was Lexware zeigt, ist die Wahrheit.

Auto-Sync, Trockenlauf und Idempotenz

Auto-Sync ist standardmäßig aus, damit du die Kontrolle behältst. Wenn du ihn einschaltest, startet der Sync im Folge Monat automatisch. Bereits verarbeitete Monate sind geschützt: Ein zweiter Start bricht ab, statt doppelt zu buchen.

Der Trockenlauf zeigt dir vorab, was passieren würde – ohne einen einzigen Schreibzugriff in Lexware Office und ohne Anrechnung auf dein Kontingent.

Was manuell bleibt: der Payout

Die Public API von Lexware Office kennt kein Gegenkonto und keine Bewegungen. Payouts sind für uns deshalb eine Bankbuchung, die du über den Bankfeed in Lexware Office abgleichst. Das ist kein Umweg, sondern der Weg, den die Software dafür vorsieht.

Einrichtung in drei Schritten

1. Stripe- oder Mollie-Verbindung unter Einstellungen → Zahlungsanbieter anlegen.
2. Verbindung zu Lexware Office unter Einstellungen → Buchhaltung anlegen (API-Key aus den Add-ons).
3. Beide in einem Sync-Profil zusammenführen, Buchungskategorien prüfen, ersten Monat starten.

Du kannst mehrere Buchhaltungsverbindungen parallel pflegen – etwa Lexware Office für die eine Marke und sevDesk für die andere.

Fazit

Lexware Office ist damit keine zweitklassige Option mehr, sondern eine vollwertige Buchhaltungsoption. Verkaufsbelege mit PDF, Kunden-Match, Gutschriften, Gebühren als Eingangsbeleg und ein Live-Blick auf das, was wirklich in Lexware Office steht.

Fragen? Schreib uns an info@transaktio.de.