So funktioniert transaktio: Stripe in sevDesk

Wer Stripe mit sevDesk verbinden möchte, steht vor einer Herausforderung: Eine einzelne Stripe-Auszahlung auf dem Bankkonto besteht in Wahrheit aus Dutzenden oder Hunderten einzelnen Transaktionen, etwa Kundenzahlungen, Gebühren und Rückerstattungen. Genau diese mühsame Arbeit übernimmt transaktio. Hier zeigen wir Schritt für Schritt, wie es funktioniert.

Ausgangspunkt: Das Stripe Tax Invoice PDF

Der Sync ruft alle Daten über die Stripe API ab. Für die Gebühren gibt es außerdem ein optionales Dokument: das monatliche Stripe Tax Invoice PDF. Dieses PDF ist die offizielle Rechnung von Stripe für alle Gebühren eines Monats. transaktio verwendet es als Belegbild: Alle Gebühren des Monats werden in sevDesk mit genau diesem einen PDF verknüpft. So bleibt die Buchhaltung nachvollziehbar. Ein Klick auf einen Gebührenbeleg zeigt sofort die offizielle Stripe-Rechnung. Das PDF ist optional – ohne ihn wird der Gebührenbeleg ohne Anhang gebucht.

Der Workflow im Detail

1. Stripe API: Transaktionen abrufen

transaktio ruft für den gewählten Monat alle relevanten Daten über die Stripe API ab:

• Balance Transactions: Alle Zahlungen, Auszahlungen (Payouts) und Gebühren
• Invoices: Rechnungen aus Stripe Billing (für wiederkehrende Abos etc.)

Dabei werden nicht nur Beträge, sondern auch Metadaten wie Kundenname, Währung und Transaktionszeitpunkt erfasst.

2. Verarbeitung in sevDesk

Die abgerufenen Daten werden in drei Kategorien aufgeteilt und unterschiedlich verbucht:

Kundenzahlungen → Einnahmenbelege

• Jede Zahlung wird als separater Einnahmenbeleg in sevDesk angelegt
• Der volle Rechnungsbetrag wird verbucht (nicht nur der Auszahlungsbetrag)
• Kunden werden mit dem Einnahmenbeleg verknüpft
• Rechnungen aus Stripe Billing werden mit PDF hochgeladen

Payouts → Umbuchungen

• Die Auszahlungen von Stripe auf das Bankkonto werden als Umbuchungen vom fiktiven Stripe-Konto zum Bankkonto gebucht
• Das Stripe-Konto wird bei Bedarf automatisch in sevDesk angelegt

Gebühren → Ausgabenbelege

• Alle Stripe-Gebühren werden als Ausgabenbelege erfasst
• Das Stripe Tax Invoice PDF wird als Belegbild hochgeladen

3. Idempotenz: Nie doppelt buchen

Ein wichtiger Schutzmechanismus: transaktio merkt sich, welche Monate schon verarbeitet wurden. Startest du einen Monat versehentlich ein zweites Mal, bricht der Prozess sofort ab. Die Buchhaltung bleibt konsistent.

Was passiert mit den Kunden?

Kunden legt transaktio automatisch in sevDesk an. Adressen und USt.-ID synchronisieren wir nicht. Jeder Kunde bekommt stattdessen automatisch ein sevDesk-Feld "StripeCustomerId", das die Kunden-ID aus Stripe enthält. Wenn du vollständige Kundenstammdaten brauchst, pflegst du diese separat in sevDesk.

Das Ergebnis

Nach dem Sync hat man in sevDesk:

• Ein eigenes Stripe-Konto (ähnlich einem Bankkonto)
• Einnahmenbelege für jede Kundenzahlung mit PDF
• Ausgabenbelege für alle Gebühren mit dem Stripe Tax Invoice PDF als Belegbild
• Umbuchungen für Auszahlungen auf das Bankkonto
• Alle Belege direkt in sevDesk, ganz ohne Suchen in Stripe

Sicherheit

API-Keys werden verschlüsselt gespeichert und niemals im Klartext protokolliert. Die Verarbeitung läuft auf gesicherten Servern. Sensible Daten landen also nicht in ungesicherten E-Mails oder CSV-Dateien.

Fazit

transaktio übernimmt die mühsame Arbeit und verbucht jede einzelne Stripe-Transaktion korrekt in sevDesk. Alle Belege landen direkt in sevDesk, sowohl Kundenrechnungen als auch das Stripe Tax Invoice PDF. Das spart Zeit und macht die Buchhaltung nachvollziehbar.