XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen: kostenlose Tools

Wer in Deutschland eine Rechnung an eine öffentliche Stelle stellt, braucht eine E-Rechnung. Seit 2025 ist das keine Kürz mehr, und wer eine ZUGFeRD-Datei verkehrt baut, erfährt das meistens erst beim Empfänger.

Deshalb gibt es auf transaktio jetzt zwei kostenlose Werkzeuge: einen Generator, der XRechnung und ZUGFeRD aus deinen Angaben baut, und einen Validator, der eine fertige Datei auf die häufigsten Fehler prüft. Beide laufen vollständig lokal in deinem Browser – es wird nichts hochgeladen, nichts gespeichert, nichts an uns übertragen.

XRechnung oder ZUGFeRD – was brauchst du?

Beide Formate folgen der Norm EN 16931, unterscheiden sich aber im Transport:

• XRechnung 3.0 – reines XML, kein PDF. Das ist die Form für öffentliche Auftraggeber. Zwingend erforderlich ist hier die Leitweg-ID (BT-10), die du vom Empfaenger bekommst.
• ZUGFeRD 2.4 / Factur-X – ein PDF mit eingebettetem CII-XML. Der Mensch sieht ein PDF, die Maschine findet die Daten. Das ist die Form für Unternehmen.

Faustregel: An eine Behörde geht XRechnung, an ein Unternehmen ZUGFeRD. Der Generator unterstützt beide Richtungen, inklusive UBL- und CII-Syntax.

Der Generator

Du wählst das Format, gibst Verkäufer und Küufer ein, legst die Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz an – und erhältst die fertige Datei als Download oder kopierst den XML-Inhalt in die Zwischenablage.

Praktisch dabei: Der Generator zeigt dir sofort an, welche Pflichtfelder noch fehlen, und rechnet die Summen gegen. Stimmt die Rechnung nicht, siehst du es, bevor du sie verschickst. Für den Einstieg gibt es ein Beispielfeld, das du als Vorlage übernehmen kannst.

Der Validator

Der Validator ist die Gegenrichtung: Du hast eine fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei – von einem Dienstleister, aus dem ERP oder von einem Kunden. Zieh sie ins Fenster, und du bekommst die Befunde aufgelistet.

Geprüft werden unter anderem die häufigsten Fehlerquellen:

• Pflichtangaben nach BT-1, BT-2 und weiteren Feldern
• Summenproben – passen Zeilensummen, Nettosumme, Steuer und Zahlbetrag zusammen?
• USt-Aufschlüsselung &ndash> Steuersätze und Steuerbeträge je Kategorie
• Leitweg-ID bei XRechnung
• XML-Struktur des gewählten Profils

Was die Tools nicht sind

Ehrlich dazu: Der Generator bildet die EN-16931-Pflichtangaben als orientierendes Subset ohne Gewähr ab. Er ersetzt keine Zertifizierung und keine rechtliche Prüfung. Für den Rechtsverkehr gehört die fertige Datei zusätzlich durch den offiziellen KoSIT-Validator – besonders, wenn sie von einem Empfänger mit strikter Konfiguration verarbeitet wird.

Beides sind Werkzeuge, keine Zusagen. Und keine Steuerberatung.

E-Rechnung innerhalb von transaktio

Für diejenigen, die ohnehin transaktio nutzen, gehört der größere Weg über die Buchhaltung: Rechnungen aus Stripe können als E-Rechnung nach XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD 2.4 erzeugt und je nach Kanal direkt über transaktio, sevDesk oder Lexware Office versendet werden – inklusive Reverse-Charge-Umsatzsteuer.

Fazit

Eine E-Rechnung ist bei Behörden inzwischen Standard. Die beiden Werkzeuge auf transaktio decken den kompletten Alltag ab: erzeugen zum Senden, validieren zum Prüfen – kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Upload.

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