E-Rechnungspflicht in Deutschland wird stufenweise eingeführt. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Großunternehmen (Umsatz >800.000 €) E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 müssen alle übrigen B2B-Unternehmen E-Rechnungen ausstellen — mit Ausnahme von Kleinunternehmern nach §19 UStG, die dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit sind (§34a UStDV). Wer nicht mitspielt, riskiert Vorsteuerabzug und Bußgelder.
E-Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar vorliegen. Das bedeutet: Die Rechnungsdaten sind in einem standardisierten Format (z.B. XML) gespeichert, nicht einfach als PDF. Das ermöglicht automatische Verarbeitung.
Fristen im Überblick
- 2025 — Empfangspflicht ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen ab sofort E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das ist bereits aktiv. Es betrifft dich auch, wenn du selbst noch keine E-Rechnungen verschickst. Papierrechnungen bleiben vorerst erlaubt.
- 2027 — Ausstellungspflicht für Großunternehmen ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € müssen ab sofort E-Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen verwenden.
- 2028 — Ausstellungspflicht für alle ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen — mit einer Ausnahme: Kleinunternehmer mit Jahresumsätzen unter 22.000 € haben Befreiung. Für alle anderen ist die E-Rechnung ab jetzt verbindlich.
⚠️ Wichtig für Großunternehmen: Wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 € liegt, musst du 2027 ready sein. Du solltest jetzt anfangen, die technische Infrastruktur aufzubauen.
ℹ️ Spezialfall: Rechnungen an Privatpersonen (B2C) — z.B. Restaurants, Einzelhandel oder Dienstleister mit reinen Endkundengeschäften — brauchen keine E-Rechnungen. Nur Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) müssen elektronisch sein.
Welche Formate sind zulässig?
Du kannst zwischen den zugelassenen Formaten wählen — wichtig ist, dass du ein strukturiertes, maschinenlesbares Format verwendest. Alle basieren auf EN 16931, dem europäischen Standard für E-Rechnungen.
- XRechnung: Das nationale deutsche Standard-Format — reines XML (kein PDF). Vor allem bei öffentlichen Aufträgen und im B2B-Bereich verwendet. Standard der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards).
- ZUGFeRD: Hybrid-Format aus lesbarem PDF mit eingebetteten strukturierten Daten. Besonders nutzerfreundlich, da auch von Menschen lesbar. Gepflegt vom Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Viele KMU nutzen ZUGFeRD, da es einfacher zu handhaben ist.
- Factur-X: Die europäische Version von ZUGFeRD — international anerkannt, relevant für grenzüberschreitende Geschäfte. In Deutschland weniger verbreitet.
- EN 16931: Die gemeinsame Basis — XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X sind alle damit kompatibel.
So löst transaktio das: Deine Stripe-Umsätze landen mit korrektem Steuerschlüssel in sevdesk — dort erstellst du GoBD-konforme E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD), der DATEV-Export bleibt ohne Nacharbeit. Jetzt 14 Tage gratis testen →